Quel est son rôle ?
Le secrétaire assistant est le premier interlocuteur des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs…). C’est lui qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s’occupe du courrier…
Quelles sont ses missions ?
Souvent qualifié(e) de ‘chef d’orchestre’ le(la) secrétaire assistant(e) a pour mission de participer au bon fonctionnement d’un service ou d’une structure. Les contours principaux du métier sont les suivants :
- Appui administratif voire logistique et financier / Organisation des flux d’information
- Communication interne et externe sur l’ensemble des sujets de la structure
- Gestion des priorités face à la multiplicité des tâches et interlocuteurs
Alliant sans cesse organisation et flexibilité, faisant preuve de stabilité et de souplesse, le(la) secrétaire assistant(e) doit savoir faire preuve d’autonomie, de proactivité, de rigueur et avoir ’l’esprit collectif’. Doté(e) d’un bon relationnel il(elle) saura respecter les obligations de discrétion et de confidentialité. Les outils collaboratifs et le web font partie de son quotidien.
Selon l’entreprise ou le secteur d’activité où il/elle travaille, les opportunités sont riches et variées en termes de métiers : Secrétaire assistant(e), Secrétaire polyvalent(e), Assistante administrative, …
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Quelles sont les compétences requises pour devenir Secrétaire Assistante
Assister un dirigeant, un ou plusieurs responsables dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.
Quelles sont les activités de la Secrétaire Assistante
- Assurer l’accueil physique et téléphonique et par courriel
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions du service
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits
- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
Quels sont les tâches de la secrétaire assistante ?
- Rédiger comptes-rendus de réunions et documents divers
- Archiver
- Diffuser une information, une publication
- Mettre en forme un document
- Organiser une réunion
- Rédiger un acte juridique
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Quelles évolutions pour le métier de secrétaire assistante ?
Une secrétaire peut se spécialiser dans un domaine (médical, juridique, technique…). Avec quelques années d’expérience et le niveau de diplôme requis, elle peut devenir assistante de direction et évoluer dans des entreprises de plus en plus importantes.
Quels métiers peut-on faire à la fin de la formation ?
- Secrétaire commerciale
- Secrétaire de direction opérationnelle
- Secrétaire polyvalente
- Secrétaire personnelle
- Secrétaire administrative
- Secrétaire médicale
- Secrétaire immobilier
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Autres financement
- Le Fonds National de l’Emploi: LES DISPOSITIFS DE FINANCEMENT POUR LES DEMANDEURS D’EMPLOI
- Transition Professionnelle: Focus sur la transition professionnelle
- Compte Personnelle de Formation (CPF): Financer sa formation professionnel avec le CPF
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